Aðgangur að gögnum starfsmanna við starfslok

Um þetta skjal

Við starfslok geta verið gildar ástæður fyrir aðra starfsmenn að nálgast tölvupóst eða skrár fyrrverandi starfsmanns. Slíkum aðgangi fylgja þó réttindi starfsmannsins og skýrar reglur um meðferð persónuupplýsinga. Bæði úrskurðir Persónuverndar og dómafordæmi sýna að rangur frágangur getur haft afleiðingar.

Þetta skjal er ekki lögfræðiráðgjöf. Það er almenn samantekt sem ætlað er að gefa hugmynd um eðlilegt verklag í dæmigerðum aðstæðum og ber að líta á það sem slíkt. Samantektin byggir á okkar skilningi á leiðbeiningum Persónuverndar, og leiðbeiningar Persónuverndar sjálfar ganga ávallt framar þessu skjali ef á milli ber.

TechSupport tekur ekki þessa ákvörðun fyrir þig. Okkur er annt um persónuvernd og réttindi starfsfólks — jafnt núverandi sem fyrrverandi, og annarra sem málið varðar. Meginástæða þessarar „hraðahindrunar“ er þó fyrst og fremst sú að hjálpa fyrirtækinu að forðast lagaleg vandræði. Hlutverk okkar er eingöngu að tryggja að þú hafir kynnt þér atriðin hér að neðan áður en aðgangur er veittur — og að fá staðfestingu þína á því. Ábyrgðin á því að rétt sé staðið að málum liggur hjá þér sem ábyrgðaraðila gagnanna.

Hvert á að leita ráðgjafar

Best er að leita til persónuverndarfulltrúa eða lögfræðings ef einhver vafi leikur á. Gott er að byrja á leiðbeiningum Persónuverndar:

• Tölvupóstar starfsfólks: https://island.is/personuvernd-a-vinnustodum/tolvupostar-starfsfolks
• Ítarlegar leiðbeiningar um meðferð tölvupósts, skráasvæða og eftirlit með netnotkun (PDF) — tengill neðst á síðunni að ofan.

Er til einfaldari og betri leið?

Áður en óskað er eftir fullum aðgangi að pósthólfi er rétt að skoða hvort einfaldari leið dugi. Oft er hún bæði áhættuminni og fljótlegri:

• Sjálfvirkt svar (auto-reply) sem vísar á annað netfang. Hentar þegar markmiðið er aðeins að ný erindi rati á réttan stað.
• Áframsending nýrra pósta á sameiginlegt pósthólf eða annan starfsmann.
• Sameiginlegt pósthólf fyrir framtíðarsamskipti við ytri aðila, svo samskiptin séu aðgengileg fleirum en einum.

Almenna reglan: ef einungis þarf að sinna nýjum erindum er sjaldan þörf á að opna eldri tölvupóst starfsmannsins.

Helstu réttindi og meginreglur

Ef veita á aðgang að núverandi gögnum starfsmannsins skaltu hafa eftirfarandi í huga:

• Einkatölvupóstur og einkagögn eru undanskilin. Ekki má skoða persónulegan póst eða einkaskrár starfsmanns. Vinnutengd samskipti og persónuleg samskipti þarf því að aðgreina.
• Upplýsa þarf starfsmanninn. Láta á starfsmanninn vita ef skoða á tölvupóst hans og bjóða honum að vera viðstaddur. Sé það ómögulegt getur hann tilnefnt annan til að fylgjast með fyrir sína hönd.
• Meðalhóf. Veittu aðeins þann aðgang sem nauðsynlegur er í skýrt afmörkuðum tilgangi — ekki víðtækari né lengri en þörf krefur.
• Sanngirni og gagnsæi. Tilgangur aðgangsins á að vera skýr og málefnalegur, og verklagið rekjanlegt.

Gátlisti áður en þú staðfestir

Farðu yfir listann og gakktu úr skugga um að öllu sé svarað játandi:

• Einfaldari leið (sjálfvirkt svar / áframsending / sameiginlegt pósthólf) dugar ekki í þessu tilviki.
• Tilgangur aðgangsins er skýr, málefnalegur og afmarkaður.
• Starfsmaðurinn hefur verið upplýstur og fengið kost á að vera viðstaddur (eða tilnefna fulltrúa) — eða gild ástæða liggur fyrir um annað.
• Aðgangurinn nær aðeins til þeirra gagna sem nauðsynleg eru (meðalhóf).
• Persónulegur póstur/einkaskrár verða ekki skoðuð.
• Ráðgjafar (persónuverndarfulltrúa eða lögfræðings) hefur verið leitað ef einhver vafi er.

Staðfesting

Til að við getum veitt aðganginn þarftu að svara þessari grein með eftirfarandi (eða sambærilegu):

„Ég hef lesið og skil ofangreint. Ég staðfesti að skilyrði um réttindi starfsmannsins og góðar vinnuaðferðir eru uppfyllt og óska eftir að aðgangurinn verði veittur.“

Ekki þarf að rökstyðja beiðnina sérstaklega gagnvart TechSupport. Með staðfestingunni tekur þú ábyrgð á því að rétt sé staðið að málum.

Samkvæmt vinnureglum TechSupport er ávallt vísað á þessa grein og óskað eftir staðfestingu á að hún hafi verið lesin áður en aðgangur er veittur.